Синхронизация происходит быстро только для онгоингов, поэтому, если персонаж из онгоинга, то обновится за день-два. В других случаях может пройти от недели и до неизвестных мне сроков. Пользователям остаётся только ждать, но если за пару дней само не обновилось, можно и модераторам написать — они могут вручную запустить синхронизацию.

Да, никаких ссылок, модераторы сами всё должны проверять — это нормальная практика. Хотя ссылки всё равно могут быть полезны, какую-то форму добавить на сайт там очень сложно — у них явно новые разработчики и все новые скрипты написаны по современным стандартам, а значит очень заумно и дорого, не то что старый добрый функциональный стиль...